FAQ - Scan Service
jetzt ganz einfach!
In der Liste der häufig gestellten Fragen, finden Sie
viele Antworten rund um den JDS Scan Service.
Welche Vorlagen können gescannt werden?
Zeichnungen, Pläne, Kataster, Landkarten, Dokumente, Bilder, Fotos, Luftbildaufnahmen Mikrofilmkarten, Dias.
Wozu können Scandateien verwendet werden?
Für die digitale Archivierung, Verteilung und Reproduktion.
Welche Vorteile hat die digitale Archivierung?
Digital archivierte Unterlagen, ob aus der Verwaltung oder dem technischen Büro sind schnell und sicher auffindbar, lassen sich kompakt auf Datenträgern sichern, die zu Sicherheitszwecken ausgelagert werden können. Diese können in einem PC Netzwerk an jedem Arbeitsplatz aufgerufen und angezeigt werden und lassen sich auf jedem Drucker oder Plotter im Netzwerk reproduzieren.
Welchen Bedarf an Speicherplatz hat ein digitales Archiv?
Ein Archiv mit 50.000 technischen Zeichnungen oder 500.000 A4 Dokumenten benötigt weniger als 10 GB Speicher.
Welche Speicher sind am besten geeignet?
Digitale Archive benötigen im Gegensatz zu früher oft geäußerten Meinungen keinerlei besondere Speicher. Sie können auf den gleichen Magnetplatten gespeichert werden wie alle anderen wichtigen Unternehmensdaten.
Welche Datensicherung ist erforderlich?
Auch hier können die gleichen Sicherungsbänder, CD oder DVD Datenträger genutzt werden wie sie auch sonst in der DV eines Unternehmens eingesetzt werden.
Wie sieht es mit der Langzeitarchivierung aus? Ist da nicht Papier oder Mikrofilm besser geeignet?
Heute existieren in vielen Unternehmen Daten, die bereits über Jahrzehnte digital aufbewahrt werden, ohne dass es zu nennenswerten Problemen kam. Durch fortlaufende Datensicherung und das Übertragen der Daten auf die jeweils neuesten Speichermedien können Daten über sehr lange Zeiträume digital aufbewahrt werden.
Ändern sich die Datenformate, sodass einmal archivierte Daten vielleicht zu irgendeinem Zeitpunkt eventuell nicht mehr geöffnet werden können?
Digital archivierte Daten werden in der Regel in Bildformaten wie etwa TIFF, JPG oder BMP abgelegt. Programme, um diese Formate zu öffnen und zu speichern, gibt es von sehr vielen Anbietern. Aufbau und Dokumentation dieser Bilddatenformate sind allgemein zugänglich und bekannt. Etliche Programme für das Ansehen solcher Bildformate sind frei erhältlich oder Bestandteil von Windows und Linux.
Wo sollten die Bilddateien am besten abgelegt werden?
Die Dateisysteme von Windows und Linux können Hunderttausende solcher Bilddateien ablegen. Besondere Ablagesysteme sind daher nicht erforderlich.
Wie finde ich die Dateien im Dateisystem?
Beim Scannen der Vorlagen wird jede Bilddatei indiziert und in einem Verzeichnis nach Ihren Vorgaben abgespeichert. Anhand der Verzeichnisstruktur und des Dateinamens können die gescannten Bilddateien z.B. mittels des Windows Explorers gefunden werden.
Wie kann ich die Bilddateien ansehen?
Windows stellt Viewer für Bilddateien in der Grundausstattung bereits zur Verfügung. Sowohl der Internet Explorer als auch das Programm Imaging, das zum Standardzubehör von Windows gehört können Bilddateien in allen gängigen Formaten anzeigen. Sollte dies für spezielle Anforderungen nicht ausreichen, so nennen wir Ihnen gerne mehrere Anbieter von Viewer-Software, deren Produkte in der Regel außer Bildformaten auch eine Vielzahl der gängigen CAD und Textformate anzeigen.
Benötige ich eine spezielle Datenbank oder ein Dokumenten-Management-System?
Zur Verwaltung größerer Dateibestände eignet sich auch für Bilddateien der Einsatz einer Datenbank, in der gleichen Weise wie für die Verwaltung anderer großer Datenbestände. Im Umfeld von bis zu hunderttausend Bilddateien kann als einfache und leistungsfähige Lösung eine Access Datenbank genutzt werden. Für größere Bestände bietet sich etwa MS SQL Server an. Mit Hilfe der Datenbank werden die Bilddateien nach vom Unternehmen vorgegebenen Kriterien geordnet und indiziert. Anhand dieser Schlagworte kann eine Zeichnung oder ein Dokument leichter gefunden werden. So können Registraturen mit Karteikarten oder Listen wirksam und recht preiswert durch eine Datenbank ersetzt werden. Der Einsatz eines speziellen DMS ist nur dann zu empfehlen wenn auch sonst der Zugriff auf Dokumente im Unternehmen mit Softwarewerkzeugen wie etwa MS Sharepoint Portal unterstützt wird und der Wunsch besteht die digital archivierten Dokumente in diese Umgebung einzubeziehen.
Wie übertrage ich die Inhalte meiner Karteikarten oder meiner Listen in die Datenbank? Wie verknüpfe ich sie mit den digitalen Zeichnungen und Dokumenten?
Das leistet die JDS PräzisionsDateneingabe. Wir übernehmen Tausende Einträge sogar aus handschriftlichen Karteikarten und Listen in kurzer Zeit und zu wettbewerbsfähigen Kosten in Access Tabellen. In Access lassen sich diese Daten flexibel organisieren und mit dem Ablageort der Bilddateien verknüpfen. Ist das getan, lassen sich die archivierten Unterlagen leicht finden und für Anzeige und Plotten verwenden. Für Suchen, Sortieren und Organisieren der Daten stehen alle bekannten Funktionen von Access zur Verfügung.
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